Es passiert nichts! Transparenz durch Kanban

Hey Leute,

es ist Samstag 7 Uhr in der Früh und ich sitze mit Vorfreude und guter Lauen vor meinem Rechner. Das Qualifying zum großen Preis von China der Formel 1 startet in knapp einer Stunde und da ich schon wach bin, setze ich mich vor den Rechner, mache das Kanban Board in Trello auf und ziehe mir die erste Aufgabe „Kategorien des Blogs überarbeiten“.

Der Inhalt ganz einfach: Wir haben unseren Blog in drei neue Kategorien unterteilt, um unseren Fokus zu erhöhen. Nach 20 Minuten ist das Thema erledigt und ich schaue zufrieden auf das Board. Dabei fallen mir sofort zwei Dinge auf. Am liebsten wäre es mir, wenn Kevin die Texte, die ich gerade geschrieben habe, nochmal lesen würde. Bisher habe ich das einfach als Kommentar in die Aufgabe geschrieben (mit Trello kein Problem). Dann gibt es per eMail eine automatische Benachrichtigung und Kevin kann die Aufgabe ziehen.

Die Frage: Bleibt diese Aufgabe dann in „in Arbeit“. Klare Antwort: Natürlich nicht! Denn niemand arbeitet aktiv daran. Müsste sie also zurück in das Backlog? Ich denke, auch das wäre nicht richtig – direkt wird mir klar: uns fehlt eine Spalte „Review“. Unser Prozess hat einen Schritt, den wir immer wieder durchlaufen, aber nicht visualisieren. Problem erkannt und gelöst. Der neue Schritt erhöht ab sofort die Transparenz und unser Kanban-Prozess sieht wie folgt aus.

Unser Kanban Prozess

Schritt Beschreibung WiP Limit
toDo Alle Themen, die uns einfallen/ wir tun möchten keins
als nächstes Alle Themen, bei denen das erwartete Ergebnis klar ist und die getan werden können 10
in Arbeit Themen, an denen wir gerade aktiv arbeiten 5
zum Review Themen, die erarbeitet wurden und jetzt Qualitätssicherung oder ein Feedback brauchen 5
blockiert Themen, die durch äußere Einflüsse blockiert sind keins
Wochenabschluss Alle Themen, die zwischen Montag und Sonntag erledigt wurden keins
Fertig Alles, was jemals erledigt wurde keins

Drei Besonderheiten, auf die ich eingehen möchte. Zuerst der Wochenabschluss. Diese Spalte ermöglicht es uns, jede Woche zu reflektieren, was wir tatsächlich geschafft haben. Jeden Montag verschieben wir alle Aufgaben in die „Fertig“ Spalte und starten wieder frisch. Wenn du dir aufschreibst, wie viele Aufgaben pro Woche in deiner Wochenabschluss Spalte landen, dann hast du eine gute Übersicht, wie viel du pro Woche erledigt hast.

Das zweite wichtige Thema ist der Work in Progress. Wir haben haben mit unseren WiP-Limits sehr gute Erfahrungen gemacht. Dabei ist es wichtig zu verstehen, dass diese wirklich gelten. Wenn ich fünf Aufgaben in „zum Review“ habe und fünf Aufgaben „in Arbeit“, dann sehe ich auf einen Blick, dass ich sofort damit anfangen muss, Themen zu erledigen. Kanban wiest dich damit direkt auf den nächsten Schritt, den du erledigen musst, hin. Fokussiert zu sein, ist einer der besten Tipps, den ich dir jemals geben kann.

Und das dritte Thema ist die Spalte „blockiert“. Bevor ich diesen Artikel begonnen habe, waren meine Augen auf unserer Spalte „blockiert“ und ich habe mich gefragt: Wie kann es sein, dass eine Aufgabe dort schon seit anderthalb Monaten drin ist und was ist der nächste Schritt, damit etwas passiert? Ist diese Aufgabe überhaupt noch wichtig? Hier sind die Vorteile der Visualisierung klar zu sehen. Denn ich habe sofort entschieden „Ja, diese Aufgabe ist wichtig!“ und habe mich dann gefragt, wer dies Aufgabe blockiert. Nach kurzer Überlegung ist mir aufgefallen, dass ich es selbst bin. Die Aufgabe ist faktisch gar nicht durch jemand externen blockiert. Nur ich bin verantwortlich.

Hier passiert für mich etwas spannendes, denn nach so vielen Jahren mit Kanban, gibt es immer wieder Momente der Reflexion, in denen ich etwas lerne. Nach der Erkenntnis, dass die Aufgabe gar nicht blockiert ist, habe ich mir überlegt, was die nächsten Schritte sind, diese definiert und die Aufgabe wieder in unser „toDo“ geschoben. Sie ist wichtig genug, dass ich sie tun möchte, aber nicht wichtig genug, dass sie als nächstes erledigt werden muss.

Mein Appell an dich: Reflektiere regelmäßig und strebe immer danach, deinen Prozess zu optimieren. Wenn du Erkenntnisse gewonnen hast, die anderen auch helfen können, dann sprich darüber und teile dein Wissen.

Euer Fabian.

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